Rendre efficace un groupe de travail en 4 heures (cas client)

Il y a quelque temps, je suis sollicitée par un cadre dirigeant d'un grand groupe.
Suite à de mauvais résultats à l'enquête annuelle de satisfaction des salariés, il a été décidé l'année précédente de mettre en place un groupe de travail transverse pour travailler à l'amélioration de la QVST (Qualité de Vie et Santé au Travail) au sein de la Direction.
Le groupe de travail s'est constitué sur la base du volontariat et regroupe 8 personnes, issues de chacun des 4 départements de la Direction.
Or ce groupe de travail, qui existe depuis 8 mois, n'a pour l'instant fait aucune proposition concrète. Ils se réunissent régulièrement mais ne savent pas vraiment comment s'y prendre et se sentent un peu perdus...

Lors d'un premier entretien avec mon client, je le questionne pour clarifier ce qui pose vraiment souci au groupe de travail : qu'est-ce qui les empêche aujourd'hui d'être force de proposition ? Quelle est leur mission exactement ? Quels sont leurs liens en-dehors du groupe de travail ? Comment leur hiérarchie les appuie-t-elle dans leur mission ? Comment leurs collègues perçoivent-ils le groupe de travail ? De quoi auraient-ils besoin pour avancer ? etc.

Mon client répond à certaines questions, hésite sur d'autres… Et notre discussion fait émerger l'importance de souder ce groupe de travail autour d'une mission claire et d'une identité commune : celle de référents de la QVST au sein de la Direction.

Je propose alors d'organiser un atelier Lego Serious Play d'une demi-journée, principalement pour les 3 raisons suivantes :

1/ le groupe de travail patauge depuis 8 mois, ils ont besoin d'une approche radicalement différente, qui leur fasse aborder les choses sous un angle nouveau et décontracté. En utilisant uniquement du matériel Lego, on embarque tout le monde de manière ludique et conviviale, on ré-impulse une dynamique positive.

2/ la méthode Lego Serious Play permet une VRAIE co-construction, en impliquant l'ensemble des personnes concernées et en les mettant toutes sur un pied d'égalité. Idéal pour un groupe hétérogène, dans lequel les personnes n'ont pas toutes le même niveau hiérarchique, ni la même aisance à l'oral, par exemple.

3 / enfin, les ateliers Lego Serious Play permettent de faire ressortir les éléments émotionnels, qui sous-tendent toujours les prises de décision et ressortent difficilement avec des méthodes plus classiques.

Quelques semaines après ce premier rendez-vous, nous voilà donc réunis pour un atelier de 4 heures.
Nous commençons par une séquence d'échauffement, qui a pour but de mettre tout le monde à l'aise avec le matériel proposé (voir autant de Lego variés, ça fait briller les yeux, mais il y en a toujours qui se demandent s'ils vont réussir à faire de belles constructions !). A l'issue de l'échauffement, tous les participants ont compris comment faire des métaphores avec des Lego et savent qu'ils sont capables d'exprimer tout ce qu'ils veulent de manière très simple.

Puis je fais travailler le groupe, toujours selon le même processus en 4 étapes (la méthode Lego Serious Play nécessite une certification) :
1/ poser le problème
2/ construire
3/ partager
4/ réfléchir
C'est en ça que réside la puissance de la méthode LSP : la réflexion vient en dernière étape, après que l'on a fait confiance à ses mains, à son imagination, au collectif.
Les participants font donc des constructions (individuelles puis collectives) sur la situation actuelle, en particulier l'identité de leur Direction, et sur la situation à laquelle ils aspirent pour leur Direction en termes de QVST.

Puis nous passons à des constructions concernant l'identité du groupe de travail, sa mission et les éléments essentiels pour permettre à chacun de se sentir référent QVST au sein de la Direction.

Et c'est là que la magie opère. Ce qui bloque le groupe depuis 9 mois émerge tout naturellement, alors qu'ils n'en avaient jamais pris conscience auparavant : ils ont des tas d'idées, mais ne se sentent pas légitimes auprès de leurs collègues ! Les heures passées à travailler ensemble ont donc jusqu'à présent abouti à des plans d'action restés dans les tiroirs puisque personne n'ose les porter.
Nous finissons l'atelier en identifiant les grandes lignes directrices qui vont leur permettre de passer à l'action de manière efficace : communiquer officiellement, avec l'appui de leur hiérarchie, sur la mission qui leur est confiée ; prendre leurs bâtons de pèlerins et aller voir leurs collègues pour les interroger sur ce qu'ils attendent d'eux ; mettre en place certaines actions qu'ils ont déjà identifiées ; etc.
Et chacun repart avec une action personnelle à mettre en œuvre dès le lendemain.

A la fin de l'atelier, comme toujours, je demande aux participants leur ressenti, ce qu'ils ont particulièrement apprécié ou ce qu'ils auraient souhaité faire différemment. Une phrase reste gravée dans ma mémoire : " Ça fait 9 mois que ce groupe de travail existe… mais il est né aujourd'hui. "

Merci à eux pour leur confiance !

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